Por seguridad para los usuarios y la integridad de la información almacenada en Google Docs debemos utilizar una de las características del repositorio que es la de otorgar permisos solo a los usuarios que deseemos puedan ver o editar los archivos.
A. Para esto tenemos que seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionamos del lado izquierdo en “Mis carpetas” aparecen las carpetas que tenemos creadas en nuestro repositorio, seleccionamos la que queramos tengan acceso los usuarios, en este caso no tenemos subcarpetas así que seleccionamos solo donde dice “Mis carpetas”.
2. Aquí aparecen las carpetas que tenemos creadas dentro del apartado “Mis carpetas” seleccionamos del lado izquierdo la casilla de la carpeta que queremos compartir.
3. Damos clic con el botón derecho sobre esa carpeta y aparece un menú en el que seleccionaremos “Compartir”
4. Después en el submenú seleccionamos “Invitar a usuarios”.
B. En la siguiente imagen de la ventana “Compartir con otros usuarios” tenemos:
1. La pestaña “Invitar usuarios” es una de las tres con las que cuenta la ventana de “Compartir con otros usuarios”.
2. Aquí agregamos las direcciones de correo electrónico de los usuarios a los que les vamos a permitir el acceso a los documentos, puede agregarse más de una, en la parte de abajo seleccionamos la casilla “Para ver” esto para que los usuarios solo puedan ver y descargar el material. Si seleccionamos la casilla “Para editar”, los usuarios podrán ver descargar y manipular los archivos, en Google Docs, esto implica que también puedan borrarlos o agregar más lo que no es recomendable.
3. Aquí podemos agregar un mensaje para que sea enviada la invitación por correo al usuario o si se prefiere, seleccionar el enlace “Añadir sin enviar invitación” para no mandar ningún correo, pero esto implica enterar a los usuarios de que ya están autorizados por otro medio diferente al correo electrónico, se recomienda enviar el mensaje.
C. En la siguiente imagen de la ventana “Compartir con otros usuarios” tenemos:
1. La pestaña “Usuarios con acceso” es una de las tres con las que cuenta la ventana de “Compartir con otros usuarios”.
2. Aquí se muestran todos los usuarios que tienen acceso y el tipo de permiso que tienen cada uno.
3. El tipo de acceso asignado se puede modificar en cualquier momento seleccionándolo y después en la lista emergente seleccionando el que deseamos, en este caso es “Se puede ver”. Esto solo puede hacerlo el propietario del repositorio.
D. En la siguiente imagen de la ventana “Compartir con otros usuarios” tenemos:
1. La pestaña “Permisos avanzados” es una de las tres con las que cuenta la ventana de “Compartir con otros usuarios”.
2. Aquí podemos permitir a los usuarios que agregamos invitar a otros usuarios a editar o a ver los archivos y a reenviar invitaciones. Recomiendo desactivar estas características para no permitir lo anterior, por seguridad a que algún usuario deje ver los archivos a personas no deseadas o que no tengan nada que ver con la EE.
E. Después de esto regresamos a la pestaña “Usuarios con acceso” y seleccionamos “Guardar y cerrar” en la parte inferior izquierda.
